事務所移転でコスト削減する方法｜通信費・回線契約の見直しポイント徹底解説
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事務所移転でコスト削減する方法｜通信費・回線契約の見直しポイント徹底解説
事務所移転というと、多くの会社がまず気にするのは引っ越し費用や内装費、家具代です。
もちろんそこは大きな出費ですし、見積もりも取りやすいので意識が向きやすいところです。
ですが、実は移転でじわじわ効いてくるのは、毎月出ていく固定費だったりします。
特に見直し効果が大きいのが、通信費です。
インターネット回線、電話回線、Wi-Fi機器、複合機の通信設定、クラウドカメラ、ルーター、保守契約。
こうした費用は、1つ1つはそこまで大きく見えなくても、毎月積み上がると無視できません。
しかも厄介なのは、「昔決めた契約をなんとなく続けている」「何にいくら払っているか担当者しか把握していない」「移転時にそのまま持っていく前提で考えている」ことが多い点です。
これ、かなりもったいないんですよね。
移転は、ただ場所を変えるだけではありません。
今のオフィスで当たり前になっていた通信環境を、本当に今の働き方に合っているか見直せる絶好のタイミングです。
使っていない電話番号が残っていないか。 回線プランが過剰ではないか。 来客用Wi-Fiを含めて無駄な機器が増えていないか。
複合機や防犯カメラの契約が別々で管理コストまで膨らんでいないか。
こうした点を一度整理するだけで、移転をきっかけに固定費を下げられるケースは少なくありません。
ただし、ここでよくある失敗もあります。 それは、「とにかく安くすること」だけを優先してしまうことです。
通信費の削減は大事ですが、必要な性能や安定性まで削ってしまうと、あとで業務効率が落ちて結局高くつきます。
大事なのは、単なる節約ではなく、ムダを削って必要なところに絞ることです。
この記事では、事務所移転のタイミングでやっておきたい通信費・回線契約の見直しポイントを、できるだけ具体的にまとめます。
「今の通信費、高い気がするけどどこから見ればいいかわからない」 「移転するなら、この機会に固定費を少しでも軽くしたい」
そんな方に向けて、実務で使える視点で整理していきます。
まず考えたいのは「今の通信費の中身が見えているか」
コスト削減の話になると、いきなり「どの回線が安いか」「どの会社に切り替えるべきか」を考えたくなります。
でも、その前にやるべきなのは、今なにに払っているのかを見える化することです。
ここが曖昧なままだと、見直したつもりでも実はほとんど減っていない、ということが起こります。
たとえば通信費と一言でいっても、中身はかなりバラバラです。
インターネット回線の月額、固定電話の基本料金、通話料、Wi-Fiルーターのレンタル料、複合機の通信関連設定費、クラウド録画の利用料、防犯カメラの通信費、保守費、オプション費用など、意外と細かく分かれています。
このときに大事なのは、「通信費」という勘定科目だけを見るのではなく、請求書単位で分解することです。
- インターネット回線はいくらか
- 電話回線はいくらか
- 使っていない電話番号に料金がかかっていないか
- オプション料金は何に対して発生しているか
- ルーターや機器のレンタル費は妥当か
- 別会社に払っていて見落としている通信関連費用はないか
ここまで見えてくると、はじめて「どこを削れるか」がわかります。
なんとなく高そうだから変える、ではなく、ムダの場所を特定することが、移転時のコスト削減では最初の一歩です。
事務所移転は"通信費の棚卸し"にちょうどいい
普段の業務の中で契約を見直すのって、正直かなり面倒です。
今つながっているものをわざわざ触りたくないですし、「困ってはいないからこのままでいいか」となりがちです。
でも、移転時は違います。 どうせ回線、電話、Wi-Fi、機器の設置場所、レイアウトを見直すことになるので、その流れで契約の整理もしやすいんです。
つまり移転は、通信費を下げるための自然な見直しタイミングでもあります。
しかもこの時期は、担当者も「今のままでいいのか」を考えやすいです。
旧オフィスでは何となく残していた回線や電話番号、使っていないオプションも、新オフィスに持っていくとなると一度判断が必要になります。
ここで惰性で全部継続すると、不要なコストまで一緒に持ち込むことになります。
逆に、ここでしっかり整理できれば、移転後の固定費はかなりスッキリします。
しかも毎月の支払いが軽くなるので、引っ越し費用の一時的な出費を、その後のランニングコストで少しずつ回収できる形になります。
見直しポイント1：回線プランが"今の働き方"に合っているか
まず大きいのは、インターネット回線そのものです。
ここでありがちなのが、「昔選んだプランをそのまま継続している」ことです。
たとえば以前はオフィス勤務中心で、固定席も多く、社内サーバーや大容量データのやり取りが多かった。
だから高めのプランを選んでいた。
けれど今はクラウド中心、在宅や外出も増え、実際の利用状況はかなり変わっている。 こういう会社は珍しくありません。
逆に、以前は小規模だったのに、今はオンライン会議が激増して、回線負荷が高くなっている会社もあります。
この場合は、単純に安い回線へ切り替えると逆効果です。
つまり大切なのは、高い回線を安いものに変えることではなく、過不足のない状態にすることです。
今の契約が過剰スペックなら、月額は下げられるかもしれません。
逆に不足しているのに無理やり安い回線で回しているなら、社員の待ち時間や接続不安定のほうが大きな損失です。
移転時は、「いま実際にどう使っているか」を基準に、最適な回線へ見直す意識が重要です。
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見直しポイント2：使っていない電話番号・回線を残していないか
通信費の見直しで、地味に効いてくるのが電話まわりです。
とくに昔から事務所を使っている会社ほど、過去の経緯で電話番号や回線が増えたまま残っていることがあります。
代表番号のほかに、昔の部署用番号、FAX番号、使っていない予備回線、今はほとんど使われていない内線構成。
こうしたものがそのまま契約に残っていると、毎月じわじわ費用がかかります。
「金額はそこまで大きくないし…」と思いがちですが、不要な回線や番号が複数年積み重なると、それなりの固定費になります。
しかも、不要契約が残っていると、管理の手間まで増えます。
移転時は、「本当に必要な番号は何か」を整理しやすいタイミングです。
- 今も使っている番号
- 継続しないと困る番号
- 問い合わせ導線として必要な番号
- もう利用実態がない番号
ここをはっきり分けていくと、ムダな支払いを減らしやすくなります。
電話は"あるのが当たり前"になっているぶん、不要部分に気づきにくいんですよね。
だからこそ、移転という節目で見直す価値があります。
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見直しポイント3：Wi-Fiやルーターを"足し算"のままにしていないか
オフィスの通信環境って、気づくと足し算で増えていきます。
電波が弱いから中継機を追加。 来客用Wi-Fiが必要だから別ルーターを追加。 会議室の接続が不安定だからまた機器を追加。
こうしているうちに、全体像がわからなくなり、機器も契約も増えがちです。
この状態のまま移転すると、不要なルーターやレンタル機器までそのまま持っていくことになります。
しかも、増やした機器の中には「一時しのぎで入れたもの」がそのまま残っていることもあります。
移転時は、今ある機器を全部持っていく前に、本当に必要な構成かどうかを整理することが大切です。
新オフィスの広さ、席数、会議室数、来客スペースの有無に合わせて、最初からシンプルに設計し直したほうが、結果的に月額も保守コストも抑えやすくなります。
ポイントは、古い問題の対処療法を新オフィスへ持ち込まないことです。
旧オフィスでの「その場しのぎ」の積み重ねを一度リセットできるのが、移転の強みです。
見直しポイント4：複合機・防犯カメラ・周辺機器の保守契約を整理する
通信費の見直しというと回線と電話ばかりに目が向きがちですが、実際には周辺機器の契約も見逃せません。
複合機、防犯カメラ、録画機器、クラウド保存、保守サポートなどは、毎月または定期的にコストが発生していることがあります。
特にありがちなのは、
- 「導入時に勧められたオプションをそのまま継続している」
- 「保守の内容を把握していない」
- 「別会社と個別契約していて全体コストが見えていない」
という状態です。
もちろん、保守そのものが不要という話ではありません。 問題なのは、必要性を見直さないまま払い続けていることです。
たとえば、防犯カメラの録画保存期間が実態より長すぎる、複合機のサポート内容が現状に合っていない、遠隔確認サービスを契約しているのにほとんど使っていない、というケースなら見直し余地があります。
移転時は機器の再設置や構成変更が入るので、このタイミングで契約内容まで確認すると、毎月の固定費を削りやすいです。
見直しポイント5：二重払いの期間をできるだけ短くする
移転で意外と見落とされるのが、旧オフィスと新オフィスの二重払いです。
引っ越し時期はどうしても、旧拠点と新拠点が一時的に重なります。
ここで通信契約の整理が甘いと、回線も電話も機器も「両方に料金が発生している期間」が長くなります。
ある程度の重複は仕方ありません。 問題なのは、それが必要以上に長引くことです。
たとえば、旧オフィスの解約申請を後回しにしていた、機器返却の段取りが遅れた、切替日の調整をしておらず新旧両方の契約がダラダラ残った。
こうなると、1か月、2か月と余計な出費が積み上がります。
移転時のコスト削減では、新しい契約を安くするだけでなく、旧契約をいつまでに止めるかもかなり重要です。
導入日と解約日、返却物、違約金の有無、切替タイミング。
このあたりを事前に一覧化しておくと、無駄な二重払いを減らしやすくなります。
見直しポイント6：安さだけで選ばず、"管理コスト"まで含めて考える
ここは意外と大切です。 通信費を下げようとして、回線会社、電話会社、Wi-Fi機器、防犯カメラ、複合機を全部バラバラに安いところへ振り分けた結果、月額自体は少し下がったけれど、問い合わせ先が増えて管理が面倒になった。
こういうケースは実際にあります。
担当者が一人で全部把握しているうちはいいのですが、その人が異動したり退職したりすると、契約内容がブラックボックス化しやすいんですよね。
結果として、トラブル対応や更新時の見直しで余計な工数が発生します。
だから、コスト削減を考えるときは、単純な月額の安さだけでなく、管理しやすさまで含めて判断したほうが失敗しにくいです。
請求が整理しやすいか。 相談窓口がわかりやすいか。 移転後の保守も見据えて運用しやすいか。
ここまで考えると、安さと使いやすさのバランスが取りやすくなります。
見直しポイント7：社員数ではなく"接続実態"で考える
通信費の見直しでありがちなのが、「社員数が少ないから、そこまで大きな環境はいらないだろう」とざっくり判断してしまうことです。
でも実際は、社員数と通信負荷は必ずしも比例しません。
たとえば10人の会社でも、PC10台、スマホ10台、複合機、会議室モニター、クラウドカメラ、タブレット、来客用Wi-Fiがあれば、接続数はかなり増えます。
さらに全員がWeb会議をよく使う会社と、メール中心の会社では、必要な環境が大きく違います。
ここを見誤ると、削減したつもりが「安いけど遅い」「不安定で結局やり直し」になりかねません。
それでは意味がありません。
だから、コスト削減は人数ベースではなく、実際に何がどれだけつながるかで考えることが大切です。
必要なものに対して適正な構成にする。その結果としてコストも下がる、という順番のほうがうまくいきます。
事務所移転で通信費を見直すときの進め方
ここまでのポイントを、実務で進めやすい形にすると次の流れになります。
- 現在の通信関連費用を請求書ベースで洗い出す
- それぞれの契約が何のためのものかを確認する
- 新オフィスで本当に必要な回線、電話番号、Wi-Fi構成、周辺機器を整理する
- 不要な契約・重複・オプションを削る
- 新契約と旧契約の切替スケジュールを詰める
この流れを見て、「地味だな」と思う方もいるかもしれません。
でも、実際にコストが下がるのは、こういう地味な整理からです。 劇的な裏ワザではなく、見えにくい固定費をひとつずつ整えることが、一番確実です。
やってはいけない見直し方
最後に、コスト削減で失敗しやすい考え方も押さえておきたいです。
まず一つは、最安だけを見て即決することです。 月額が安くても、工事費、違約金、保守体制、サポート範囲まで含めると、実はそこまで得ではないことがあります。
次に、旧契約を十分に確認せずそのまま継続すること。
これは「現状維持だから安全そう」に見えますが、不要なコストもそのまま引き継ぎます。
そしてもう一つは、必要な性能まで削ってしまうことです。
回線が不安定でWeb会議が止まる、複合機の連携が不便になる、電話運用が複雑になる。
こうなると月額は下がっても、業務のロスで結局損をします。
コスト削減は、削ること自体が目的ではありません。
必要なものを無理なく回せる状態に整えて、ムダな支払いだけを減らすこと。これが本来の考え方です。
まとめ
事務所移転は出費が増えるイベントですが、見方を変えれば、毎月の固定費を見直す絶好のタイミングでもあります。
特に通信費は、なんとなく継続している契約や使っていないオプション、過剰な回線プラン、重複した機器構成が残りやすく、整理するだけでも削減余地が出やすい分野です。
大切なのは、ただ安くすることではなく、今の働き方に合った形に整えることです。
回線は適正か。 電話番号は必要なものだけか。 Wi-Fi構成はシンプルか。 周辺機器の契約は妥当か。 二重払い期間は短くできるか。
こうした視点で見直すと、移転後の通信費は無理なくスリムにできます。
オフィスの見た目を整えることも大事ですが、毎月出ていく固定費を軽くできると、移転後の経営も少し楽になります。
せっかくの移転なら、通信環境も「そのまま移す」のではなく、「今に合う形へ整え直す」くらいの感覚で進めるのがおすすめです。
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